こんにちは、ひとっさんです。
テレアポをしていると、必ず必要になるのが架電リストの管理です。
「どの会社に電話したのか？」
「担当者とは話せたのか？」
「いつ再架電するのか？」
「アポイントにつながったのか？」
こうした情報をきちんと管理しておかなければ、テレアポの成果を安定させることはできません。
私自身も、これまでテレアポの現場で、さまざまなリスト管理方法を経験してきました。
その中で感じるのが、
「Excelで管理すること自体が悪いわけではない。でも、件数が増えるほど限界が見えてくる」
ということです。
今回は、テレアポのリスト管理で押さえておきたいポイントと、Excel管理の限界、そして効率化する方法について解説します。
1．テレアポでリスト管理が重要な理由
まず、なぜリスト管理が重要なのでしょうか。
テレアポでは、一度の電話ですべてが終わるとは限りません。
例えば、
「担当者が不在です」
「○日に電話してください」
「資料を確認してから連絡ください」
「今は忙しいので、来月なら大丈夫です」
というケースがあります。
このとき、
「また電話しよう」
と頭の中だけで覚えておくと、忘れてしまう可能性があります。
そこで必要になるのがリスト管理です。
最低限、
- 会社名
- 電話番号
- 担当者
- 架電日
- 架電結果
- 担当者との会話内容
- 再架電日時
- アポイント結果
などを記録しておきます。
つまり、リストは単なる「電話番号の一覧」ではありません。
次の行動を決めるための営業データ
なのです。
2．テレアポのリストに入れておきたい項目
では、具体的にどんな情報を管理すればいいのでしょうか。
例えば、以下のような項目です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 会社名 | 架電先企業 |
| 電話番号 | 代表番号など |
| 担当部署 | 営業部・総務部など |
| 担当者 | 担当者名 |
| 架電日 | 電話した日 |
| 架電結果 | 不在・受付NG・担当者接触など |
| 会話内容 | 相手の反応や課題 |
| 再架電日 | 次に電話する日時 |
| アポイント | 有・無 |
| 備考 | その他の情報 |
ここで大切なのは、
「あとで見たときに、次に何をすればいいのか分かること」
です。
細かく記録しすぎる必要はありません。
テレアポでは、記録に時間をかけすぎると、肝心の架電時間が減ってしまいます。
だからこそ、
必要な情報を、簡単に残す。
これが基本です。
3．Excelでリスト管理するメリット
多くの企業や営業担当者が使っているのがExcelです。
Excelには、もちろんメリットがあります。
例えば、
- すぐに使える
- 自由に項目を追加できる
- 並び替えができる
- フィルターが使える
- 自分で管理方法を変更できる
- 特別なシステムを導入する必要がない
などです。
少ない件数であれば、Excelでも十分に管理できます。
例えば、
「今日は100社に電話する」
「電話した企業を記録する」
程度であれば、Excelは非常に便利です。
私自身も、営業活動においてExcelやスプレッドシートを活用する場面があります。
問題は、
リストの件数や営業担当者が増えたとき
です。
4．Excel管理の限界①｜入力作業が増える
Excel管理で最初に感じやすい問題が、
入力作業の多さ
です。
電話をする。
↓
Excelを開く。
↓
該当企業を探す。
↓
結果を入力する。
↓
次の会社を探す。
この作業を何十件、何百件と繰り返します。
一回の作業は数秒でも、積み重なると大きな時間になります。
特に、
「電話をする時間より、入力や検索に時間を使っている」
という状態になると、本末転倒です。
営業マンが本来集中すべきなのは、Excelへの入力ではなく、お客様との会話です。
5．Excel管理の限界②｜再架電の管理が難しくなる
テレアポでは、再架電が重要です。
「○日に電話してください」
と言われた企業は、非常に大切な見込み客です。
しかし、Excelのリストが大きくなってくると、
「今日はどこに電話するんだっけ？」
「再架電の企業はどこだっけ？」
と探す時間が増えてきます。
もちろん、Excelのフィルター機能などを使えば管理できます。
しかし、件数が増えたり、複数人で共有したりすると、管理が複雑になっていきます。
その結果、
再架電すべき企業に電話できていない
ということも起こり得ます。
これは営業機会の損失につながります。
6．Excel管理の限界③｜入力ルールがバラバラになる
チームでExcelを使う場合、さらに問題が出てきます。
例えば、
「不在」
「担当者不在」
「担当不在」
「外出」
など、人によって入力方法が違うケースです。
同じ意味なのに表記が違うと、あとから集計するときに困ります。
また、
「アポイント」
「アポ」
「商談」
など、結果の入力方法がバラバラになることもあります。
一人で使う場合は問題なくても、チームで使う場合は、
入力ルールを統一すること
が重要になります。
7．Excel管理の限界④｜リアルタイムで状況を把握しにくい
チームでテレアポをしている場合、
「今日は誰が何件電話したのか？」
「アポイントは何件取れたのか？」
「どのリストが残っているのか？」
といった情報をリアルタイムで把握したくなります。
Excelでも管理できますが、ファイルを共有したり、入力したり、集計したりする必要があります。
人数が増えるほど、
「管理するための作業」
も増えていきます。
つまり、
リストを管理するために時間を使い、
その管理作業自体が新たな負担になってしまうことがあります。
8．テレアポのリスト管理で大切なのは「管理」より「次の行動」
ここまで読むと、
「Excelがダメなの？」
と思われるかもしれません。
そうではありません。
Excelは非常に便利なツールです。
重要なのは、
「何を使うか」よりも「何のために管理するのか」
です。
テレアポのリスト管理で一番大切なのは、
次の行動がすぐ分かること。
例えば、
「この会社にはまだ電話していない」
「この会社は担当者不在だった」
「この会社には○日に再架電する」
「この会社はアポイントになった」
こうした情報がすぐ分かれば、営業活動はスムーズになります。
逆に、
「記録は大量にあるけれど、次に何をすればいいのか分からない」
という状態では、リスト管理の意味がありません。
9．リスト管理を効率化する3つの考え方
ここからは、実際にリスト管理を効率化するための考え方です。
① 入力項目を減らす
必要以上に細かく入力しないことです。
「何でも記録しよう」とすると、入力作業が増えてしまいます。
本当に必要な情報だけに絞りましょう。
② 次の行動を明確にする
リストを見た瞬間に、
「次に何をするのか？」
が分かる状態をつくります。
例えば、
「未架電」
「再架電」
「担当者接触」
「アポイント」
など、次の行動につながる情報を分かりやすくします。
③ 電話と入力を分断しない
テレアポでは、
電話 → 結果入力 → 次の電話
という流れをできるだけスムーズにすることが重要です。
電話が終わるたびに別の画面を開いたり、リストを探したりする時間が増えると、架電数は落ちてしまいます。
だからこそ、
「電話をすること」と「リストを更新すること」を一つの流れにする
という考え方が重要です。
10．テレアポのリスト管理を効率化するTFT
では、こうした課題をどう解決するのか。
その一つの選択肢が、
TFT
です。
TFTは、テレアポや営業電話の架電業務を効率化するためのツールです。
例えば、架電リストを取り込み、
電話 → 結果入力 → 次の電話
という流れをスムーズにすることができます。
CSVによるリスト取り込みにも対応しているため、現在使っているリストを活用しながら架電業務を効率化できます。
また、連続発信によって、電話番号を一件ずつ探して入力する手間を減らすこともできます。
つまり、
「リストを管理するための時間」を減らし、「電話する時間」を増やす
という考え方です。
TFTについて詳しく知りたい方は、公式サイトをご覧ください。
TFT公式サイト
11．リスト管理を効率化して、何をするのか？
ここが一番重要です。
リスト管理を効率化して、時間が生まれた。
では、その時間を何に使うのか？
私は、
「営業の質を高めること」
に使ってほしいと思っています。
例えば、電話をする前に相手企業のホームページを確認する。
そして、
「この会社は今、一番売りたい商品は何だろう？」
と考える。
さらに、
「この会社には、どんな課題がありそうか？」
「どう伝えれば、お役に立てるだろう？」
と仮説を立てる。
私は、この準備を大切にしています。
リスト管理を効率化する目的は、
ただ電話件数を増やすことではありません。
生まれた時間を、
「お客様を理解する時間」
に変えること。
これが、本当の意味での効率化だと思っています。
12．Excelを捨てる必要はない
ここまでExcelの限界について説明してきましたが、
「明日からExcelをやめましょう」
という話ではありません。
架電件数が少なく、一人で管理しているのであれば、ExcelやGoogleスプレッドシートでも十分対応できます。
一方で、
- 架電件数が増えてきた
- リストが大量になった
- 再架電が増えた
- チームで共有したい
- 入力作業に時間がかかる
- 架電数をもっと増やしたい
という状態になったら、
「今の管理方法を見直すタイミング」
かもしれません。
重要なのは、
今の仕事量に、今の管理方法が合っているか？
ということです。
13．まとめ｜良いリスト管理とは「次の行動がすぐ分かること」
今回の記事のポイントをまとめます。
テレアポのリスト管理で重要なこと
- 必要な情報だけを記録する
- 次の行動を明確にする
- 再架電日時を管理する
- 入力ルールを統一する
- 電話と記録をスムーズにつなげる
- 件数が増えたら管理方法を見直す
Excelは便利なツールです。
しかし、架電件数やチームの人数が増えてくると、
入力・検索・再架電管理などに時間を取られる
という問題が出てきます。
そこで大切なのが、
「管理するための時間を減らす」
という考え方です。
テレアポの目的は、リストをきれいに管理することではありません。
お客様と話し、アポイントを獲得すること。
だからこそ、
リスト管理を効率化する。
↓
電話できる時間を増やす。
↓
お客様と話す。
↓
生まれた時間を営業準備に使う。
↓
さらにアポイントの質を高める。
この循環をつくることが重要です。
そのための選択肢の一つとして、TFTのような架電効率化ツールを検討してみるのもよいでしょう。
あわせて読みたい
テレアポの架電数そのものを増やしたい方は、
「テレアポの架電数を増やす方法｜アポを取る人が実践する『行動量×効率化』」
もおすすめです。
また、テレアポ全体の効率化について知りたい方は、
「テレアポを効率化する7つの方法｜架電数を増やし、成果につなげる仕組みとは」
もぜひご覧ください。
メンタル × トーク × 行動量 × 効率化。
この4つを少しずつ改善していくことが、テレアポで安定した成果を出すためのポイントです。
私自身も、現場で実践しながら、
「どうすれば、もっとお客様のお役に立てるテレアポができるのか」
を研究し、これからも発信していきます。
