こんにちは、ひとっさんです。
テレアポで成果を出したい。
そう考えると、
「もっと電話しなければ」
「トークスクリプトを改善しよう」
「もっと上手に話せるようになろう」
と考える人は多いと思います。
もちろん、これらは大切です。
私自身も、これまでテレアポの現場で、トークやアプローチ方法を何度も改善してきました。
その一方で、長くテレアポを続けていると、もう一つ重要なことに気づきます。
それが、
「電話以外の作業を、どれだけ減らせるか」
ということです。
テレアポでは、電話をする以外にも、
- リストを確認する
- 電話番号を探す
- 番号を入力する
- 架電結果を記録する
- 次の会社を探す
- 再架電を管理する
など、さまざまな作業があります。
一つひとつは小さな作業でも、積み重なると大きな時間になります。
だからこそ私は、
テレアポの効率化とは、単純に電話を速くすることではなく、「営業マンが本来やるべき仕事に集中できる環境をつくること」
だと考えています。
今回は、テレアポを効率化するための7つの方法を紹介します。
1．テレアポの効率化とは「電話以外の無駄を減らす」こと
テレアポの効率化というと、
「1時間に何件電話できるか」
だけを考えてしまいがちです。
もちろん、架電数は重要です。
しかし、ただ電話件数を増やせばいいわけではありません。
営業マンが本当に時間を使うべきなのは、
お客様と話すこと。
そして、
お客様の課題を理解すること。
さらに、
「どうすれば、この会社のお役に立てるのか？」を考えること。
です。
電話番号を探す、入力する、結果を転記する、といった作業は、できるだけ効率化していい。
つまり、
人間にしかできない仕事に時間を使い、仕組みで減らせる作業は減らす。
これがテレアポ効率化の基本です。
2．方法① リストを事前に整理する
最初に見直したいのが、架電リストです。
電話を始めてから、
「次はどこに電話しよう？」
と考えていると、そのたびに時間が止まります。
そこで、電話をする前に、
- 会社名
- 電話番号
- 業種
- 担当部署
- 過去の対応履歴
- 架電結果
- 再架電日時
などを整理しておきます。
理想は、
「次に電話する会社がすぐ分かる状態」
をつくることです。
準備と架電を分けるだけでも、電話に集中しやすくなります。
3．方法②「次の電話」を探す時間を減らす
テレアポでは、
「次にどこへ電話するのか？」
を考える時間も積み重なります。
理想的なのは、
電話 → 結果入力 → 次の電話
という流れを止めないこと。
一件終わるたびに、
「次はどこだ？」
「この会社には電話したかな？」
と考えていては、架電数は伸びません。
事前にリストを整理し、次の電話先がすぐ分かる状態をつくりましょう。
4．方法③ 電話番号の入力を減らす
意外と見落とされているのが、
電話番号を入力する時間
です。
一回では数秒でも、何十件、何百件と繰り返せば、大きな差になります。
さらに、手入力には入力ミスのリスクもあります。
だからこそ、
「電話番号を入力する」という作業そのものを減らせないか？
と考えてみることが重要です。
テレアポの効率化は、大きな改革だけではありません。
こうした小さな無駄を一つずつ減らすことも、重要な改善です。
5．方法④ 架電結果を簡単に記録する
テレアポでは、記録も重要です。
例えば、
- 不在
- 受付NG
- 担当者不在
- 再架電
- 資料送付
- アポイント
など、結果を残しておきます。
記録があれば、
「この会社にはいつ電話したのか」
「前回はどんな反応だったのか」
を確認できます。
さらに、
記録 → 分析 → 改善
という流れをつくることができます。
ただし、記録に時間をかけすぎるのも問題です。
大切なのは、
「必要な情報を、簡単に記録して、すぐ次の電話へ進む」
ことです。
6．方法⑤ 再架電を仕組み化する
テレアポでは、
「担当者が不在でした」
「○日にまた電話してください」
というケースがあります。
これは、次のチャンスです。
しかし、
「あとで電話しよう」
と頭の中だけで管理していると、忘れてしまうことがあります。
そこで、
再架電の日時を必ず記録する。
そして、
決めた日時に通知される仕組みをつくる。
これが重要です。
新規架電だけではなく、
「一度接点を持った相手との次の接点を逃さない」
ことも、テレアポの成果を高めるポイントです。
7．方法⑥ アポイント獲得後の作業を効率化する
アポイントが取れたら、それで終わりではありません。
その後にも、
- 日時の登録
- 担当者情報の入力
- 商談内容の記録
- 社内共有
- カレンダー登録
などの作業があります。
ここでも、電話以外の時間が発生します。
だからこそ、
「アポイントを取った後」まで含めて効率化する
という視点が大切です。
アポイントを獲得したら、必要な情報を記録し、できるだけ早く次の架電や商談準備へ移る。
この流れをつくることで、1日の生産性は変わってきます。
8．方法⑦「もっと頑張る」から「仕組みで減らす」へ
ここが、今回もっとも伝えたいことです。
架電数が少ないと、
「もっと頑張って電話しよう」
と考えがちです。
もちろん、行動量は大切です。
しかし、その前に、
「なぜ電話できていないのか？」
を考えてみてください。
例えば、
- 電話番号を探している
- 番号を入力している
- 結果を記録している
- 次の会社を探している
- 再架電を管理している
など、電話以外の作業に時間を使っているかもしれません。
だったら、
「もっと頑張る」のではなく、「無駄な作業を減らす」
という方法があります。
これが、テレアポの効率化です。
9．テレアポ効率化の選択肢「TFT」
では、具体的にどうやって効率化するのか。
その一つの選択肢が、
TFT
です。
TFTは、テレアポや営業電話の架電業務を効率化するためのツールです。
例えば、
電話 → 結果入力 → 次の電話
という流れをスムーズにする「連続発信モード」があります。
また、CSVで架電リストを取り込むこともできます。
これによって、
「次の電話番号を探す」
「電話番号を毎回入力する」
といった作業を減らし、架電に集中しやすくなります。
TFTについて詳しく知りたい方は、公式サイトを確認してみてください。
TFT公式サイト
10．TFTを使えばアポイントが増えるのか？
ここは誤解しないでください。
TFTを使ったからといって、アポイントが自動的に取れるわけではありません。
アポイントを獲得するのは、営業マン自身です。
- 誰に電話するのか
- どんな仮説を持つのか
- 何を伝えるのか
- どんな質問をするのか
- どうすれば相手のお役に立てるのか
こうした部分は、人間が考える必要があります。
だから私は、
「営業力」と「効率化」は別々に考える必要がある
と思っています。
営業力を高める。
↓
必要な架電数を確保する。
↓
電話以外の無駄を減らす。
↓
お客様との会話に時間を使う。
この循環をつくることが重要です。
11．効率化して生まれた時間を「営業力」に使う
効率化によって時間が生まれたら、
「もっと電話しよう」
だけで終わらせる必要はありません。
私は、その時間を営業の質を高めるためにも使ってほしいと思っています。
例えば、私は電話をする前に相手企業のホームページを確認します。
見るポイントは一つです。
「この会社は今、一番売りたい商品は何だろう？」
と仮説を立てます。
そして、
「この会社には、どんな課題があるだろう？」
「どう伝えれば、お役に立てるだろう？」
と考えてから電話します。
こうした準備ができると、同じ1本の電話でも、相手への向き合い方が変わります。
だからこそ、
効率化で生まれた時間を、営業力の向上に使う。
これが理想だと思っています。
12．テレアポは「量」だけでも「質」だけでもない
私は、テレアポで成果を出すには、
メンタル × トーク × 行動量 × 効率化
の4つが重要だと考えています。
「アポイントは取れる」と決める。
↓
相手に合わせてトークを改善する。
↓
必要な架電数を確保する。
↓
電話以外の無駄を減らす。
どれか一つだけではなく、4つを組み合わせることで、安定した成果につながっていきます。
13．まとめ｜テレアポの効率化は「本来の仕事に集中する」こと
今回紹介した7つの方法をまとめます。
- リストを事前に整理する
- 次の電話を探す時間を減らす
- 電話番号の入力を減らす
- 架電結果を簡単に記録する
- 再架電を仕組み化する
- アポイント獲得後の作業を効率化する
- 「もっと頑張る」から「仕組みで減らす」に変える
テレアポの効率化は、
仕事を楽にすることだけが目的ではありません。
本当に大切なのは、
営業マンが、お客様と向き合う時間を増やすこと。
電話番号を探す時間を減らす。
入力する時間を減らす。
記録する時間を減らす。
再架電を忘れない仕組みをつくる。
そして生まれた時間を、
お客様を理解すること。
お客様の課題を考えること。
どうすればお役に立てるのかを考えること。
に使う。
これが、私が考えるテレアポの効率化です。
そのための一つの選択肢として、TFTも検討してみてください。
TFT公式サイト
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