テレアポでは、
「今日は何件アポを取れたか」
という数字が注目されます。
もちろん、アポイントの獲得件数は重要です。
しかし、私はテレアポを続ける中で、もう一つ大切なことがあると考えるようになりました。
それは、
「そのアポは、商談担当者にとって入りやすいアポになっているか？」
ということです。
アポを1件獲得して終わりではありません。
その後に商談があります。
そして商談担当者が、
「この会社は、なぜ話を聴いてみようと思ったのか？」
「現在はどのような状況なのか？」
「商談では何から話せばよいのか？」
を把握できていれば、商談はよりスムーズに始められます。
私はこれを、
「商談に入りやすいアポ」
と考えています。
この記事では、私がテレアポで大切にしている、商談に入りやすいアポを作る5つのポイントを紹介します。
テレアポは「アポ獲得」で終わらない
まず、テレアポの流れを考えてみます。
一般的には、
電話をかける
↓
担当者と話す
↓
サービスを説明する
↓
アポイントを獲得する
ここまでで「成功」と考えられます。
しかし、本当に大切なのは、その先です。
アポイント
↓
商談
↓
提案
↓
契約・受注
という流れがあります。
つまり、テレアポは営業活動の入口です。
だからこそ、
「アポを取ったら自分の仕事は終わり」
ではなく、
「商談担当者が次の営業活動を始めやすい状態まで整える」
ことが、テレアポの価値をさらに高めると私は考えています。
商談に入りやすいアポを作る5つのポイント
私が特に大切だと考えているのは、次の5つです。
- 誰と話したのかを明確にする
- 何について話したのかを整理する
- 現在の状況をできる限り把握する
- 相手が何に関心を持っているのかを聴く
- なぜ「もう少し聴いてみよう」と思ったのかを確認する
一つずつ解説します。
① 誰と話したのかを明確にする
まず大切なのは、
「誰と話したのか」
です。
例えば、
- 会社名
- 部署
- 役職
- 担当業務
- 氏名
などです。
もちろん、電話の中ですべてを確認できるとは限りません。
だからこそ、確認できた情報だけを正確に共有することが重要です。
例えば、
「営業部のご担当者様」
まで確認できたのであれば、そこまで記載する。
一方、
「営業部長だと思われる」
というように確認できていない情報を推測して記載するのは避けます。
私は、
確認できていないことを、勝手に補完しない
ことを大切にしています。
これは、商談担当者との信頼関係にもつながります。
② 何について話したのかを整理する
次に重要なのが、
「電話で何を話したのか」
です。
例えば、単に、
「サービスに興味あり」
だけでは、商談担当者は少し困ってしまいます。
それよりも、
「現在はExcelで管理しているが、複数部署で情報共有する方法について話を聴いてみたいとのこと」
のように、
何について話した結果、商談につながったのか
を伝えられると、商談担当者は準備しやすくなります。
ここで大切なのは、
自分の解釈ではなく、相手が実際に話した内容を残すことです。
「おそらく○○が課題」
ではなく、
「○○について困っているとのこと」
など、事実と自分の推測を分けることが重要です。
③ 現在の状況をできる限り把握する
商談担当者にとって非常に重要なのが、
「現在どうしているのか？」
という情報です。
例えば、
- Excelを使っている
- 紙で管理している
- 他社システムを利用している
- 自社で運用している
- 特に仕組み化していない
- 現在は情報収集段階
などです。
もちろん、電話ですべてを確認する必要はありません。
また、相手が答えたくないことまで無理に聴く必要もありません。
大切なのは、
商談担当者が次の会話を始めるために必要な情報を、可能な範囲で確認すること
です。
例えば、
「現在はどのような方法で対応されていますか？」
という一つの質問から、商談につながる情報が見えてくることがあります。
④ 相手が何に関心を持っているのかを聴く
ここで、私が特に大切にしているのが、
「聴く」ことです。
私は、テレアポでは「聞く」よりも「聴く」という意識を持っています。
ただ質問して、回答を記録するだけではありません。
相手の言葉の中にある、
「なぜ、その話を聴いてみようと思ったのか」
を意識します。
例えば、
「今すぐ導入する予定はない」
と言われたとしても、
そこで終わりとは限りません。
続けて話を聴くと、
「ただ、今後必要になるかもしれないので、どんなものなのかは知っておきたい」
という話が出てくることがあります。
この場合、
「導入予定あり」
ではありません。
しかし、
「情報収集として話を聴いてみたい」
という状態です。
ここを正確に把握することが重要です。
⑤ なぜ「もう少し聴いてみよう」と思ったのかを確認する
私は、ここが商談に入りやすいアポを作るうえで非常に重要だと考えています。
アポイントを取るとき、
「では、○日にお時間いただけますか？」
だけで終わらせるのではなく、
可能であれば、
「ちなみに、今回お話を聴いてみようと思われたきっかけは、どのあたりでしょうか？」
と確認してみます。
すると、
- 現在の業務に負担を感じている
- 他社サービスと比較したい
- 情報収集している
- 今後のために知っておきたい
- 現在の方法に改善余地がある
- 担当者から話を聴いてみたい
など、アポイントにつながった理由が見えてきます。
これが分かると、商談担当者は、
「まずは○○について話してみよう」
と考えやすくなります。
「良いアポ」と「商談に入りやすいアポ」は違う
ここは、私がテレアポを考えるうえで大切にしているポイントです。
例えば、
Aさん
「アポ取れました。サービスに興味があります。」
Bさん
「○○部のご担当者様。現在はExcelで管理されています。複数部署で情報共有する際に手間がかかるとのこと。すぐに導入を決める段階ではないものの、他社の事例や具体的な方法について話を聴いてみたいとのことで、商談設定となりました。」
どちらが商談担当者にとって話しやすいでしょうか。
もちろん、Bさんです。
なぜなら、
「誰と話したのか」
「何に困っているのか」
「現在どうしているのか」
「何を知りたいのか」
「なぜ商談を聴いてみようと思ったのか」
が見えるからです。
つまり、
アポの「数」だけではなく、アポの「情報量」と「正確性」も大切
なのです。
ただし「情報を取りすぎる」必要はない
ここで注意したいことがあります。
商談に入りやすいアポを作るからといって、
質問攻めにしてはいけません。
テレアポの目的は、相手から情報を大量に集めることではありません。
あくまで、
相手にとって役に立つ可能性がある情報を提供し、「もう少し聴いてみよう」と思っていただくこと
です。
その中で自然に出てきた情報を、正確に残す。
これが大切です。
私は、
「聴くために質問する」
のであって、
「質問するために聴く」のではない
と考えています。
「アポを取ること」を目的にしすぎない
テレアポでは、どうしても数字を意識します。
「今日は何件取れたか」
「今月あと何件必要なのか」
「アポ率は何％なのか」
数字は非常に重要です。
しかし、数字を意識しすぎると、
「何とかアポを取らなければ」
という気持ちが強くなります。
すると、相手の話を聴くよりも、
自分がアポを取ること
に意識が向いてしまいます。
私は、ここにテレアポの難しさがあると思っています。
だからこそ、
数字を追う。でも、数字に追われない。
という意識を持っています。
テレアポは「商談の入口を整える仕事」
私は、テレアポを単に、
「電話をかけてアポイントを取る仕事」
とは考えていません。
テレアポは、
「商談の入口を整える仕事」
でもあると思っています。
相手の話を聴く。
相手が何を考えているのかを理解する。
無理に課題を作らない。
確認できていないことは、勝手に補完しない。
そして、商談担当者が次の会話を始めやすい情報を残す。
これが、私が考える商談に入りやすいアポです。
テレアポの成果をさらに高めるには「記録」が重要
ここまで読んで、
「でも、そこまでの情報を毎回どうやって管理するの？」
と思われた方もいるかもしれません。
実際、架電数が増えたり、複数人で営業活動を行ったりすると、
- 誰に電話したのか
- 何を話したのか
- 結果はどうだったのか
- 次に何をすればよいのか
を正確に管理することが難しくなります。
そこで重要になるのが、
テレアポの活動を記録・管理する仕組み
です。
私はこれまで、テレアポの効率化や管理についても記事を書いてきました。
テレアポのリスト管理について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
👉 「テレアポのリスト管理方法｜Excel管理の限界と効率化の方法」
また、テレアポ全体を管理する仕組みについては、
👉 「テレアポ管理ツールとは？架電・リスト・結果管理を効率化する方法」
も参考になります。
そして、架電効率だけではなく、記録・管理・改善まで含めてテレアポを仕組み化したい方は、テレアポシステムを比較してみるのも一つの方法です。
👉 TFTと他のテレアポシステムを比較｜料金・機能・使いやすさを解説
まとめ｜アポを取るだけでなく「商談につながるアポ」を目指す
テレアポでは、アポイントの件数が重要です。
しかし、それだけが成果ではありません。
商談担当者が、
「この会社には、この話から入ればいい」
と分かるアポイントを作ることも、テレアポの重要な役割だと私は考えています。
今回紹介した5つのポイントを、もう一度まとめます。
商談に入りやすいアポを作る5つのポイント
① 誰と話したのかを明確にする
② 何について話したのかを整理する
③ 現在の状況をできる限り把握する
④ 相手が何に関心を持っているのかを聴く
⑤ なぜ「もう少し聴いてみよう」と思ったのかを確認する
そして、最も大切なのは、
「アポを取ること」だけを目的にしないこと。
目の前の相手の話を丁寧に聴き、
その方にとって役に立つ時間をつくる。
その結果としてアポイントが生まれる。
そして、そのアポイントを商談担当者へ正確につなぐ。
私は、これがプロのテレアポだと考えています。
数字を追う。でも、数字に追われない。
アポを取る。でも、アポを取ることだけを目的にしない。
一人のお客様の話を聴き、一つのアポイントを大切にする。
これからも私は、「商談に入りやすいアポ」を作るテレアポを追求していきます。
テレアポの「聴く・記録する・改善する」を仕組み化したい方へ
商談に入りやすいアポイントを作るためには、会話だけではなく、架電結果や顧客情報を正確に記録し、振り返る仕組みも重要です。
私自身、テレアポの成果を高めるうえで、
架電 → 記録 → 分析 → 改善
というサイクルを大切にしています。
テレアポを効率化する方法や、管理ツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
