テレアポの仕事は、アポイントを獲得することだけだと思っていませんか？
もちろん、アポイントの獲得件数は重要です。しかし、アポを獲得した後には、商談担当者がお客様と話を進める段階があります。
そのとき、商談担当者が相手の状況や関心を把握できていれば、会話をスムーズに始めやすくなります。
そこで重要になるのが、トスアップです。
トスアップとは、営業活動において、獲得した見込み顧客や商談の機会を、次の担当者へ引き継ぐことを指します。テレアポでは、アポイントを獲得した後、商談担当者へお客様の情報や電話での会話内容を共有することが重要です。
私は、テレアポの成果を高めるためには、アポの件数だけでなく、商談担当者が次の会話を始めやすい情報を渡すことも大切だと考えています。
この記事では、トスアップの意味から、商談につながる情報共有の方法、具体的な記載例、注意点まで解説します。
テレアポのトスアップとは？
テレアポにおけるトスアップとは、獲得したアポイントについて、商談担当者へ必要な情報を引き継ぐことです。
例えば、次のような情報を共有します。
- アポイントを獲得した企業名
- 話をした相手の部署・役職・担当業務
- 電話で話したサービスやテーマ
- 現在の運用状況
- 相手が関心を持っていること
- 商談を設定した理由
- 商談担当者に伝えておきたいこと
単に「アポイントが取れました」と伝えるだけでは、商談担当者は、何から話を始めればよいのか判断しにくい場合があります。
一方、電話で確認できた情報が整理されていれば、商談担当者は事前準備を進めやすくなります。
つまり、トスアップは単なる報告ではありません。
電話で得た情報を、次の営業活動に活かせる形で引き継ぐことが大切です。
なぜトスアップの質が重要なのか？
トスアップの質が重要なのは、アポイント獲得後の商談にも影響するからです。
1. 商談担当者が事前準備をしやすくなる
例えば、「サービスに興味あり」という情報だけでは、相手が何に関心を持っているのか分かりません。
一方、「現在はExcelで管理しており、複数部署での情報共有について話を聴いてみたいとのこと」と共有できれば、商談担当者は会話の入口を考えやすくなります。
2. 商談の冒頭で同じ説明を繰り返す負担を減らせる
電話でどのような説明をしたのかが分かれば、商談担当者はその内容を踏まえて話を進められます。
もちろん、商談で改めて確認すべきことはあります。しかし、事前情報があれば、お客様の状況に合わせた会話を始めやすくなります。
3. お客様の関心に合った商談につながりやすくなる
お客様が知りたいことと、商談担当者が説明する内容がかみ合わなければ、せっかくの商談機会を十分に活かせない可能性があります。
電話で相手の話を丁寧に聴き、関心や希望を共有することで、商談の方向性を考えやすくなります。
4. アポインターと商談担当者の連携が強くなる
トスアップを通じて情報を正確に共有できれば、アポインターと商談担当者が同じ認識を持ちやすくなります。
アポインターの役割は、アポイントを獲得して終わりではありません。次の担当者が営業活動を進めやすいように、必要な情報を引き継ぐことも重要です。
商談につながるトスアップに必要な5つの情報
では、具体的に何を共有すればよいのでしょうか。
私が重要だと考えているのは、次の5つです。
1. 誰と話したのか
まずは、話をした相手の情報です。
- 氏名
- 部署
- 役職
- 担当業務
すべての情報を確認できるとは限りません。確認できた範囲で正確に記載しましょう。
例えば、役職が分からない場合は、推測で「部長」と記載するのではなく、「部署名は確認済み、役職は未確認」とするほうが適切です。
確認できた事実と、確認できていない情報を分けることが、信頼できるトスアップの基本です。
2. 何について話したのか
次に、電話で話したテーマを共有します。
例えば、次のような内容です。
- 業務の効率化
- 社内教育やマニュアル整備
- 現在の管理方法
- システムの導入や見直し
- 他社サービスとの比較
- 情報収集
「サービスに興味あり」という一言だけで済ませず、何について話をしたのかを整理しましょう。
3. 現在はどのように対応しているのか
商談担当者が把握しておきたい情報の一つが、現在の運用状況です。
例えば、Excelで管理しているのか、既存のシステムを使っているのか、紙で運用しているのかによって、商談で確認すべき内容は変わります。
ただし、すべてを聞き出そうとする必要はありません。
電話で自然に確認できた情報を記載し、分からない場合は「未確認」としておきましょう。
4. 相手は何に関心を持っているのか
ここでは、相手の言葉を丁寧に聴くことが大切です。
例えば、次のような違いがあります。
- 現在の業務負担を軽減したい
- 他社の事例を知りたい
- 費用を確認したい
- 今後の導入に向けて情報収集したい
- まずはサービスの概要を知りたい
これらは、すべて同じ「興味あり」ではありません。
相手が何を知りたいのかを具体的に共有できれば、商談担当者も話の進め方を考えやすくなります。
5. なぜ商談を聴いてみようと思ったのか
最後に、可能な範囲で確認したいのが、商談を設定した理由です。
例えば、
「現在すぐに導入する予定はないが、今後の参考として他社の事例を知りたい」
というケースがあります。
この場合、導入が決まっているわけではありません。しかし、情報収集を目的に話を聴いてみたいという意向があります。
この違いを正確に伝えることが大切です。
商談を設定した理由を、事実に基づいて共有することが、商談担当者の準備につながります。
トスアップの記載例：伝え方で何が変わるのか？
ここでは、架空の企業を例に、情報共有の違いを見てみましょう。
情報が少ないトスアップ
株式会社〇〇様、アポイント獲得。サービスに興味あり。詳しくは商談で確認してください。
この内容では、商談担当者は相手の状況をほとんど把握できません。
情報を整理したトスアップ
株式会社〇〇様。総務部のご担当者様とお話ししました。現在の業務管理方法について情報交換を行い、複数部署での情報共有に関心を示されました。具体的な運用方法や導入時の進め方について話を聴いてみたいとのことで、商談を設定しています。現在のシステム名と具体的な課題については未確認です。
こちらは、誰と話したのか、何に関心があるのか、商談で何を知りたいのかが分かります。
また、確認できていない情報も明示しています。
※上記は記載方法を説明するための架空の例です。実際のトスアップでは、お客様が話した内容に合わせて記載してください。
大切なのは、文章を長くすることではありません。
商談担当者が必要とする情報を、事実に基づいて分かりやすく伝えることです。
トスアップで避けたい3つの注意点
1. 相手が話していない課題を勝手に作らない
例えば、相手が「他社の事例を知りたい」と話しただけなのに、「業務効率化に大きな課題がある」と記載するのは適切ではありません。
相手が実際に話した内容と、アポインターの推測は分けましょう。
2. アポイントを獲得するために、関心を大きく見せない
「情報収集をしたい」という相手を、「導入を前向きに検討している」と記載すると、商談担当者の認識にずれが生じます。
アポイントの価値を高く見せようとするのではなく、相手の意向を正確に伝えることが重要です。
3. 情報を集めること自体を目的にしない
トスアップの質を高めるために、電話で質問を増やしすぎるのも避けたいところです。
相手の状況を知ることは大切ですが、質問攻めになってしまっては、相手に負担をかける可能性があります。
自然な会話の中で得られた情報を整理し、確認できなかったことは無理に埋めないようにしましょう。
トスアップの質を高めるために、私が大切にしていること
私は、テレアポでは「何を話すか」だけでなく、相手の話をどう聴くかも重要だと考えています。
電話をかける側は、アポイントを獲得したいと思っています。
一方、お客様には、それぞれの状況や考えがあります。
だからこそ、自分が伝えたいことだけを話すのではなく、相手が何を考えているのかを聴くことが大切です。
例えば、「今すぐ導入する予定はない」と言われた場合でも、相手が何を知りたいのかを丁寧に聴くことで、情報交換の機会につながることがあります。
ただし、無理にアポイントへ誘導するのではなく、相手の意向を尊重することが前提です。
そして、アポイントを獲得できたら、電話で確認できた情報を商談担当者へ正確に引き継ぎます。
私は、この一連の流れを大切にしたいと考えています。
アポを取る。相手の話を聴く。情報を整理する。次の担当者につなぐ。
この積み重ねが、商談に入りやすいアポにつながると考えています。
実際に商談に入りやすいアポイントを作るための具体的なポイントは、こちらの記事で詳しく解説しています。
トスアップの情報を記録・管理する方法
トスアップの質を高めるには、電話で得た情報を正確に記録し、必要な担当者が確認できるようにすることも重要です。
少ない架電数であれば、Excelやスプレッドシートなどで管理できる場合もあります。
しかし、架電数が増えたり、複数の担当者が営業活動を行ったりすると、情報の整理や共有に手間がかかることがあります。
その場合は、次のような項目を管理できる仕組みを検討するとよいでしょう。
- 企業名・担当者情報
- 架電日時・架電結果
- 会話内容・相手の関心
- アポイント日時
- 商談担当者への引き継ぎ内容
- 次回対応や確認事項
ツールを導入すれば必ず成果が上がるわけではありません。まずは必要な情報と管理方法を整理し、自社の営業体制に合った方法を選ぶことが大切です。
テレアポの管理方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
まとめ｜トスアップは、次の営業活動につなぐ大切な仕事
テレアポのトスアップとは、獲得したアポイントについて、商談担当者へ必要な情報を引き継ぐことです。
商談につながるトスアップを目指すなら、次の5つを意識しましょう。
- 誰と話したのか
- 何について話したのか
- 現在はどのように対応しているのか
- 相手は何に関心を持っているのか
- なぜ商談を聴いてみようと思ったのか
そして、忘れてはいけないのが、確認できた事実を正確に伝えることです。
相手が話していない課題を勝手に補完したり、関心を大きく見せたりする必要はありません。
相手の話を丁寧に聴き、得られた情報を整理して、次の担当者へつなぐ。
私は、テレアポは単にアポイントを獲得する仕事ではなく、商談の入口を整える仕事でもあると考えています。
アポを取るだけで終わらない。相手の話を聴き、次の営業活動につなげる。
一つひとつのアポイントを大切にしながら、商談担当者にとっても、お客様にとっても価値のあるトスアップを目指していきましょう。
