「営業電話の件数を増やしたいけれど、時間が足りない」
「電話以外の入力作業に時間がかかっている」
「架電数を増やしたら、逆にアポ率が下がってしまった」
営業電話を続けていると、このような悩みを感じることがあります。
営業電話では、たくさん電話をかけることも重要です。
しかし、単純に架電数だけを増やせば成果が上がるわけではありません。
大切なのは、
「電話に使える時間を増やし、その時間を営業の質を高めることに使う」
という考え方です。
私自身、テレアポの現場で長く活動してきましたが、成果を高めるためには、量×質×改善の3つを意識しています。
この記事では、営業電話にかかる無駄な時間を減らし、架電数とアポ率の両方を高めるための7つの方法を紹介します。
目次
- 営業電話は「架電数」だけ増やしても成果が出ない
- 営業電話を効率化する方法7選
- 効率化した時間を「営業の質」に使う
- 営業電話の効率化にはツールも活用する
- TFTとは？営業電話の効率化という選択肢
- まとめ
1．営業電話は「架電数」だけ増やしても成果が出ない
営業電話を効率化すると聞くと、
「1時間に何件電話できるか」
を思い浮かべる方も多いと思います。
もちろん、架電数を増やすことは重要です。
例えば、
1時間50件
↓
効率化して1時間70件
となれば、同じ時間でも20件多く電話できます。
しかし、ここで注意したいのがアポ率です。
仮に、
- 50件架電・アポ率2％ → 1件
- 70件架電・アポ率1％ → 0.7件
であれば、架電数は増えていますが、必ずしも成果が高くなったとは言えません。
だからこそ、
架電数を増やすことと、アポ率を高めることを別々に考えない
ことが重要です。
営業電話の効率化によって時間を生み出し、その時間を企業研究やトーク改善、振り返りに使う。
これが、私が考える営業電話の効率化です。
2．営業電話を効率化する方法7選
ここからは、営業電話の効率を高める具体的な方法を7つ紹介します。
方法① 電話をかける前の準備を整理する
営業電話では、電話をかける前にも時間がかかります。
例えば、
- 企業情報を探す
- 電話番号を確認する
- 担当部署を確認する
- リストを整理する
- 前回の履歴を確認する
などです。
もちろん、事前準備は大切です。
ただし、毎回同じ情報を探しているのであれば、準備方法を見直す余地があります。
例えば、リストに、
- 会社名
- URL
- 電話番号
- 業種
- 担当部署
- 過去の架電結果
- 次回対応
などを整理しておけば、電話前の確認時間を短縮できます。
準備をなくすのではなく、準備を効率化する。
これがポイントです。
方法② 架電リストを整理する
営業電話の効率は、どんなリストに電話するかでも変わります。
例えば、
「対象外企業」
「すでにアプローチ済み」
「担当者不在」
「再架電予定」
などが混在していると、毎回確認する時間が必要になります。
そこで、リストを、
新規架電
再架電
担当者接続待ち
資料送付後
商談候補
などに分けてみましょう。
次に電話する企業が明確になれば、迷う時間を減らせます。
方法③ 電話番号の検索・入力時間を減らす
営業電話では、
「電話をしている時間」
以外にも多くの時間を使っています。
例えば、
会社情報を確認する
↓
電話番号を探す
↓
電話番号を入力する
↓
発信する
↓
結果を入力する
という作業です。
1件では数秒でも、100件、200件と積み重なると大きな時間になります。
そのため、
「電話をかけるまでに何秒かかっているか？」
を考えてみることも重要です。
電話番号の検索や入力など、繰り返し発生する作業を効率化できれば、その分だけ実際の会話に使える時間を増やせます。
方法④ 架電結果の入力を簡単にする
電話をかけ終わった後も、
- 不在
- 受付NG
- 担当者NG
- 再架電
- 資料送付
- アポイント
など、結果を記録する必要があります。
記録は非常に重要です。
ただし、毎回長い文章を入力していると、電話以外の作業時間が増えてしまいます。
そこで、結果をある程度分類しておきます。
例えば、
| 結果 | 対応 |
|---|---|
| 不在 | 再架電 |
| 担当者不在 | 日時を変えて再架電 |
| NG | 理由を記録 |
| 興味あり | 詳細確認 |
| アポ | 日程確定 |
このようにしておけば、入力の負担を減らしながら、必要な情報を残せます。
方法⑤ 電話する時間帯を見直す
営業電話では、**「いつ電話するか」**も効率に関係します。
例えば、
「午前中の接続率が高い」
「午後のほうが担当者につながりやすい」
「昼休み前後はつながりにくい」
など、自分のデータから傾向を確認できます。
重要なのは、
「一般的にこの時間が良い」
という情報だけに頼るのではなく、
「自分の案件では何時が良いのか？」
を確認することです。
例えば1週間記録して、
- 9～10時
- 10～11時
- 11～12時
- 13～14時
- 14～15時
- 15～16時
- 16～17時
というように比較してみます。
すると、意外な傾向が見えてくることがあります。
方法⑥ スクリプトを改善して会話時間を短くする
営業電話を効率化するというと、「早口で話す」ことを考えるかもしれません。
しかし、重要なのは無駄な説明を減らすことです。
例えば、
「弊社は○○という会社でして、○○というサービスを提供しておりまして……」
と長く説明するより、
「○○について、御社でもお役に立てる可能性があり、ご連絡しました」
と簡潔に伝えたほうが、相手との会話を始めやすい場合があります。
ただし、短く話せばいいわけでもありません。
重要なのは、
相手に関係のある話を、分かりやすく伝えること。
そして、相手が話し始めたら、しっかり聴くことです。
営業電話は、
話す時間を短くすること
ではなく、
必要のない説明を減らし、必要な会話に時間を使うこと
が効率化につながります。
方法⑦ 電話以外の作業をツールで効率化する
最後は、営業電話に必要な作業そのものを効率化する方法です。
営業電話では、
- 電話番号を探す
- 電話番号を入力する
- 発信する
- 架電結果を入力する
- リストを更新する
など、電話以外にもさまざまな作業があります。
こうした作業をツールで効率化できれば、「電話をかける」「相手と会話する」ことに集中できる時間を増やせます。
ここで重要なのが、
「効率化＝ただ架電数を増やすこと」ではない
ということです。
効率化によって生まれた時間を、
企業研究
↓
相手に合わせた準備
↓
会話の質を高める
↓
振り返り・改善
に使う。
この考え方が、アポ率を高めることにもつながります。
3．効率化した時間を「営業の質」に使う
営業電話を効率化して、1時間あたりの架電数が増えたとします。
ここで、そのまま次の電話を増やし続ける方法もあります。
しかし私は、生まれた時間を営業の質を高めるためにも使ってほしいと考えています。
例えば、
効率化前
100分の時間
- 電話：60分
- 電話番号検索・入力：20分
- 結果入力：10分
- リスト整理：10分
↓
効率化後
100分の時間
- 電話：70分
- 企業研究：10分
- 振り返り：10分
- リスト整理：10分
このように、電話以外の作業を効率化して、営業の質を高める時間を作ることができます。
これは私が大切にしている「For You」の考え方ともつながります。
電話をする前に、
「この会社にとって、今回の電話は役に立つだろうか？」
と考える。
そのための時間を作ることも、営業電話の効率化だと考えています。
4．営業電話の効率化にはツールも活用する
営業電話の効率化を考えるとき、ツールを活用する方法があります。
特に、
「電話をかける前後の作業に時間がかかっている」
という方は、一度現在の作業を洗い出してみてください。
例えば、
- 電話番号を探す時間
- 番号を入力する時間
- 発信するまでの時間
- 結果を入力する時間
- リストを移動する時間
などです。
この中で繰り返し発生している作業があれば、効率化できる可能性があります。
重要なのは、
「何となくツールを導入する」のではなく、「何に時間がかかっているのか」を先に確認すること。
です。
5．TFTとは？営業電話の効率化という選択肢
営業電話の効率化について調べている方は、TFTという選択肢もあります。
TFTは、テレアポ・営業電話における、電話番号の検索・入力や架電結果の入力などの作業を効率化し、実際の電話や営業活動に時間を使いやすくするためのサービスです。
私がTFTに注目している理由は、単純に「たくさん電話できるから」だけではありません。
営業電話では、
架電する
だけでなく、
企業を調べる
相手に合わせて考える
会話をする
結果を振り返る
ことも重要だからです。
電話以外の作業を効率化することで、
「量を増やすための効率化」から「質を高めるための効率化」へ
つなげられる可能性があります。
TFTについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
👉 TFTとは？テレアポ研究家が解説｜架電効率を高めてアポを増やす活用法
実際にTFTを検討する場合は、機能や料金などを確認したうえで、自分の営業スタイルに合うか判断することをおすすめします。
6．営業電話の効率化は「架電数×アポ率」で考える
営業電話の成果を考えるとき、私は、
架電数 × アポ率
という視点も大切だと考えています。
例えば、
ケースA
100件架電 × 1％
＝ 1アポ
ケースB
150件架電 × 2％
＝ 3アポ
単純に架電数だけを増やすのではなく、
架電数を増やしながら、アポ率も維持・改善する
ことが理想です。
そのためには、
効率化
↓
時間を作る
↓
架電数を確保する
↓
企業研究・会話・振り返りに時間を使う
↓
アポ率を改善する
という流れを作ることが重要です。
7．まとめ｜営業電話の効率化は「たくさん電話する」だけではない
営業電話を効率化する方法は、単に電話の件数を増やすことではありません。
今回紹介した7つをまとめると、
- 電話前の準備を整理する
- 架電リストを整理する
- 電話番号の検索・入力時間を減らす
- 架電結果の入力を簡単にする
- 電話する時間帯を見直す
- スクリプトを改善して無駄な説明を減らす
- 電話以外の作業をツールで効率化する
です。
そして、最も大切なのは、
効率化によって生まれた時間を、営業の質を高めるために使うこと
です。
「もっと電話しなければ」と考えるだけではなく、
「どうすれば、相手にとってより役に立つ電話ができるだろう？」
と考えてみてください。
営業電話は、
量 × 質 × 改善
の積み重ねです。
架電数を増やす。
会話の質を高める。
結果を振り返る。
そして、次の電話を少しだけ改善する。
このサイクルを回すことで、営業電話の成果は変わっていきます。
そして、そのために**「電話以外の作業を効率化する」**という考え方があります。
TFTについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
👉 TFTとは？テレアポ研究家が解説｜架電効率を高めてアポを増やす活用法
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