テレアポで成果を出すために、何を管理していますか？
「架電数」
「接続数」
「アポイント数」
「アポ率」
こうした数字を管理している方は多いと思います。
もちろん、これらはテレアポにおいて重要な数字です。
しかし、私は長年テレアポを続ける中で、もう一つ大切なことに気づきました。
それは、
テレアポ管理は、アポ数を管理するだけでは不十分。
ということです。
本当に管理したいのは、
「そのアポイントが、商談につながる状態になっているか」
です。
100件電話して5件アポが取れた。
この数字だけでは、その5件が良いアポなのか、商談につながりにくいアポなのか分かりません。
一方で、
- 誰と話したのか
- 現在どのような状況なのか
- どんな課題があるのか
- 何に関心を持っているのか
- なぜ商談を聴こうと思ったのか
- 商談担当者が何を知っておくべきなのか
まで整理されていれば、同じ5件のアポイントでも価値は変わってきます。
そこで重要になるのが、
記録 → 分析 → 改善
というテレアポ管理です。
この記事では、商談につながるテレアポ管理の考え方と、Excel・スプレッドシートでの管理、さらにテレアポ管理ツールを活用する方法まで解説します。
テレアポ管理とは何を管理するのか？
まず、「テレアポ管理」と聞くと、架電数を管理することをイメージするかもしれません。
しかし、実際には管理するものがいくつもあります。
例えば、
- 架電先リスト
- 架電数
- 接続数
- 接続率
- アポイント数
- アポ率
- NG理由
- 再架電予定
- 担当者情報
- 会話内容
- 相手の課題
- 商談理由
- アポ後の結果
などです。
つまり、
「誰に、いつ、何をして、どんな結果になったのか」
を管理することが、テレアポ管理の基本です。
そして、ここに「商談」という視点を加えることが重要です。
「アポを取る」だけではテレアポ管理とは言えない
例えば、次のようなケースを考えてみます。
Aさん
100コール
20接続
5アポ
Bさん
100コール
20接続
3アポ
数字だけならAさんのほうが優秀に見えます。
ところが、商談結果を確認すると、
Aさん
5アポ → 商談実施2件
Bさん
3アポ → 商談実施3件
という結果だったとします。
さらにBさんのアポは、
- 課題が明確
- 担当者が適切
- 現在の運用が分かっている
- 商談を聴く理由が明確
だったとします。
この場合、
「アポ数だけで評価していいのか？」
という疑問が出てきます。
だからこそ、
テレアポ管理は、アポ数から商談までを見る必要がある
のです。
商談につながるテレアポ管理で見るべき数字
私は、最低限次の数字を確認することをおすすめします。
① 架電数
何件電話したか。
まずは行動量を把握します。
② 接続数
実際に担当者や対象者と話せた件数です。
③ 接続率
接続数 ÷ 架電数 × 100
で計算できます。
例えば、
100コールして20件接続なら、
接続率20％
です。
④ アポイント数
実際に獲得したアポイント数です。
⑤ アポ率
アポ数 ÷ コール数 × 100
で計算します。
100件コールして1件アポなら、
アポ率1.0％
です。
⑥ 商談実施数
アポイントを取った後、実際に商談が行われた件数です。
⑦ 商談実施率
商談実施数 ÷ アポ数 × 100
です。
例えば、
10アポのうち8件が商談になれば、
商談実施率80％
です。
さらに重要なのが「アポ品質」
ここからが、私が特に大切にしている部分です。
同じ1アポでも、内容は違います。
例えば、
「担当者と話して、興味があると言われたのでアポになりました」
だけでは、商談担当者は準備しにくいでしょう。
一方、
「現在はExcelで管理。担当者から『情報更新に時間がかかる』との発言あり。他社での管理方法を知りたいとのことで商談設定」
なら、商談担当者は準備しやすくなります。
私はこれを、
「商談に入りやすいアポ」
と考えています。
テレアポ管理では、アポ数だけでなく、アポの中身も管理することが重要です。
アポ品質を管理する5つの情報
では、どんな情報を残せばいいのでしょうか。
私は、次の5つを基本にしています。
① 誰と話したのか
- 部署
- 役職
- 担当業務
- 導入・決裁への関与
② 現在どうしているのか
現在のシステムや業務方法など。
③ 何に困っているのか
相手が実際に話した課題です。
④ 何に関心があるのか
どのような情報を知りたいのか。
⑤ なぜ商談を聴くのか
ここが特に重要です。
「興味がある」だけではなく、
「他社の事例を聴いてみたい」
「現在の方法と比較したい」
「今後の検討材料にしたい」
など、商談を聴く理由を残します。
「相手が話したこと」と「自分の推測」を分ける
テレアポ管理で注意したいのが、記録の正確性です。
例えば、
「人手不足が課題だと思われる」
という記録。
これは、相手が実際に話したのでしょうか？
それとも、こちらの推測でしょうか？
ここを曖昧にしてはいけません。
相手が、
「人が足りなくて困っています」
と話したのであれば、
「人手不足が課題」
と記録できます。
しかし、話していないのであれば、
「未確認」
でいいのです。
テレアポ管理では、
情報量よりも情報の正確性
を大切にしたいと私は考えています。
活動ログは「次の1コール」を良くするためにある
テレアポ管理の目的は、記録することではありません。
目的は、
次の行動を改善すること
です。
例えば、
100件電話した結果、
- 接続20件
- アポ3件
- NG17件
だったとします。
ここで終わってはいけません。
さらに、
「なぜ17件NGだったのか？」
を確認します。
すると、
- 既存サービス利用
- 時期尚早
- 担当者不在
- 本社判断
- 他社決定
などに分かれるかもしれません。
ここまで分かれば、次のアプローチを改善できます。
テレアポ管理で「NG」を資産にする
私は、NGになった電話も大切なデータだと思っています。
なぜなら、
NGには、相手が動かなかった理由が含まれているからです。
例えば、
「今は必要ない」
というNGが多ければ、
- タイミングの問題なのか
- 課題を認識していないのか
- 提案内容が伝わっていないのか
を考えられます。
「他社サービスを利用している」
というNGが多ければ、
「既存サービスを利用している企業に、どんな質問をすれば話を聴いてもらえるか？」
を考えることができます。
つまり、
NG理由を管理することも、テレアポ改善の一部です。
時間帯別に管理すると、架電効率が見えてくる
活動ログを蓄積すると、時間帯別の分析もできます。
例えば、
| 時間帯 | 架電 | 接続 | 接続率 | アポ |
|---|---|---|---|---|
| 9～11時 | 100 | 28 | 28% | 4 |
| 11～13時 | 100 | 15 | 15% | 1 |
| 13～15時 | 100 | 18 | 18% | 2 |
| 15～17時 | 100 | 25 | 25% | 3 |
この結果なら、
「午前中と15～17時は比較的つながりやすい」
という仮説を立てられます。
ただし、これはあくまで自分の活動データです。
業界や企業規模、ターゲットによって結果は変わります。
だからこそ、
一般論より、自分の活動ログを見る
ことが大切です。
業種別に管理する
同じように、業種別に分析することもできます。
例えば、
- 製造
- 医療
- 建設
- 不動産
- IT
- 小売
- 飲食
などです。
例えば、
| 業種 | 接続率 | アポ率 |
|---|---|---|
| 製造 | 25% | 8% |
| 医療 | 18% | 5% |
| IT | 15% | 12% |
| 小売 | 22% | 6% |
このような数字が出たとします。
すると、
「ITは接続率は低いけれど、接続できればアポになりやすい」
ということが分かります。
これなら、
「どうすればIT企業の担当者につながるか？」
を考えることができます。
テレアポ管理は「量×質×改善」で考える
私がテレアポで大切にしている考え方があります。
それが、
量 × 質 × 改善
です。
量
どれだけ行動したか。
- 架電数
- 接続数
- アポ数
質
どんなアポイントを作ったか。
- 担当者情報
- 現在の状況
- 課題
- 関心
- 商談理由
改善
数字を見て、次の行動を変えたか。
この3つを管理することで、
単なる「架電数管理」から、
成果を生み出すテレアポ管理
へ変わります。
Excel・スプレッドシートで管理する方法
小規模なチームや個人であれば、ExcelやGoogleスプレッドシートでも管理できます。
例えば、
| 日時 | 企業 | 担当者 | 結果 | 接続 | アポ | NG理由 | 課題 | 商談理由 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 9:10 | A社 | ○○様 | アポ | ○ | ○ | – | 教育に課題 | 他社事例を知りたい |
| 9:25 | B社 | – | 不在 | × | × | – | – | – |
| 9:40 | C社 | ○○様 | NG | ○ | × | 既存利用 | 未確認 | – |
このように記録していけば、あとから集計できます。
しかし、活動量が増えると管理が大変になる
Excelやスプレッドシートには大きなメリットがあります。
- 低コスト
- 自由に項目を作れる
- すぐに始められる
一方で、
- 入力作業
- 架電履歴の管理
- 再架電管理
- チームでの共有
- 集計
- 分析
などが増えてくると、負担も大きくなります。
特に、
「電話をかける時間」より「入力・集計する時間」が増えてしまう
ようでは、本末転倒です。
そこで選択肢になるのが、テレアポ管理ツールです。
テレアポ管理ツールを使うメリット
専用ツールを使うことで、
- 架電先を管理する
- 架電結果を残す
- 履歴を確認する
- 再架電対象を管理する
- チームで情報を共有する
- 実績を集計する
といった作業を効率化できます。
そして、重要なのは、
「管理する時間を減らして、改善する時間を増やす」
ことです。
ツールは管理のためだけに使うのではありません。
成果を改善するために使うものです。
テレアポ管理ツールを選ぶときのポイント
では、どんなツールを選べばいいのでしょうか。
私は、次の5点を確認することをおすすめします。
1．架電結果を簡単に記録できるか
電話をかけるたびに複雑な入力が必要では、現場で定着しません。
2．架電履歴を確認できるか
「前回いつ電話したのか？」
「誰と話したのか？」
「どんな結果だったのか？」
をすぐ確認できることが重要です。
3．数字を分析できるか
架電数だけではなく、
- 接続率
- アポ率
- 担当者別実績
- リスト別実績
などを確認できると改善しやすくなります。
4．チームで共有できるか
複数人で架電するなら、
「誰が何をしたのか」
を共有できることが重要です。
5．自社の規模・目的に合っているか
高機能だから良いとは限りません。
1人で使うのか。
数人で使うのか。
大人数で使うのか。
架電数はどのくらいなのか。
何を改善したいのか。
これらを考えて選ぶことが大切です。
TFTという選択肢
ここまで読んで、
「活動ログをもっと簡単に管理したい」
「架電結果を効率的に残したい」
「テレアポの数字を見ながら改善したい」
と思った方には、テレアポ向けの管理ツールを検討する価値があります。
その一つがTFTです。
TFTを検討する際には、
「自分たちのテレアポ業務で、どの部分を効率化したいのか？」
を明確にしてから機能を確認することをおすすめします。
例えば、
- 架電管理を効率化したい
- 架電結果を管理したい
- リストを整理したい
- チームで活動状況を共有したい
- テレアポの数字を把握したい
などです。
ツールを先に決めるのではなく、
課題 → 必要な機能 → ツール
という順番で考えると、自社に合ったサービスを選びやすくなります。
無料・低コストから試すという考え方
テレアポ管理ツールを導入するとき、
「いきなり大きなシステムを導入するのは不安」
という方もいると思います。
その場合は、
まず小さく試す
という方法があります。
例えば、
1人で試す。
↓
実際の架電で使ってみる。
↓
入力のしやすさを確認する。
↓
数字を集計する。
↓
改善につながったか確認する。
↓
チームへの導入を検討する。
このように段階的に考えると、導入後のギャップを減らせます。
ツールを導入するだけでは成果は上がらない
ここは非常に重要です。
テレアポ管理ツールを導入したからといって、アポイントが自動的に増えるわけではありません。
ツールはあくまで、
「記録・分析を効率化するための道具」
です。
例えば、
100件電話した。
↓
データが蓄積された。
↓
でも誰も分析しない。
↓
何も改善しない。
これでは、ツールを導入した意味がありません。
逆に、
100件電話する。
↓
データを見る。
↓
接続率が低い時間帯を発見。
↓
架電時間を変更する。
↓
アポ率を確認する。
↓
さらに改善する。
このサイクルを回せば、ツールが成果につながります。
「TFT＝効率、人＝心、PDCA＝成果」
私は、テレアポにおいて、
TFT＝効率
人＝心
PDCA＝成果
という考え方を持っています。
ツールによって、記録や管理を効率化する。
しかし、電話の向こうにいるのは人です。
相手の話を丁寧に聴く。
相手にとって役に立つことを考える。
そして、数字を振り返って改善する。
この3つが組み合わさって、初めて成果につながると考えています。
「アポを取る」から「商談をつくる」へ
テレアポの仕事を、
「アポイントを取る仕事」
だけと考えると、どうしてもアポ数だけを追いかけてしまいます。
しかし、
「商談の入口をつくる仕事」
と考えると、見るべきものが変わります。
相手は誰なのか。
どんな状況なのか。
何に困っているのか。
何を知りたいのか。
なぜ商談を聴こうと思ったのか。
これらを聴き、整理して、商談担当者につなぐ。
私は、この部分にテレアポの大きな価値があると思っています。
良い管理とは「管理することを減らす」こと
少し矛盾するようですが、
良いテレアポ管理とは、管理項目を増やすことではありません。
本当に必要な情報を、
簡単に記録して、簡単に確認して、簡単に改善できる状態
をつくることです。
例えば、
「入力項目が30個あるけれど、誰も入力しない」
より、
「必要な7項目だけを、全員が確実に入力する」
ほうが価値があります。
管理は、現場で続かなければ意味がありません。
私が考える「商談につながるテレアポ管理」
ここまでの内容をまとめると、私は次の流れが理想だと考えています。
STEP1 架電する
まずは行動量を確保する。
↓
STEP2 結果を記録する
接続・不在・NG・アポなどを正確に残す。
↓
STEP3 相手の情報を聴く
現在の状況、課題、関心、商談理由を確認する。
↓
STEP4 アポ品質を高める
商談担当者が入りやすい情報に整理する。
↓
STEP5 数字を分析する
接続率・アポ率・商談実施率などを見る。
↓
STEP6 改善する
時間帯、リスト、トーク、質問などを変える。
↓
STEP7 再び架電する
そして、またデータを蓄積する。
これが、
記録 → 分析 → 改善
のサイクルです。
まとめ｜テレアポ管理の目的は「商談につなげること」
テレアポ管理というと、
「架電数を管理する」
「アポ数を管理する」
というイメージがあるかもしれません。
しかし、本当に大切なのは、
「そのアポが、商談につながる状態になっているか」
です。
そのためには、
- 架電数
- 接続数
- 接続率
- アポ数
- アポ率
- 商談実施数
- 商談実施率
- アポ品質
- NG理由
- 相手から聴けた情報
などを整理していく必要があります。
そして、
記録するだけで終わらない。
数字を分析し、
「なぜこの結果になったのか？」
を考え、
「次の1コールで何を変えるか？」
につなげる。
これが、成果につながるテレアポ管理です。
そして、架電数やチーム人数が増え、Excelやスプレッドシートだけでは管理が難しくなった場合には、専用のテレアポ管理ツールを検討する。
TFTも、その選択肢の一つです。
ただし、
ツールを導入することがゴールではありません。
ゴールは、
「より良いアポをつくり、商談につなげ、営業成果を伸ばすこと」
です。
私は、テレアポを単なる「電話をかける仕事」だとは考えていません。
相手の話を聴く。
必要な情報を整理する。
次の人につなぐ。
数字を振り返る。
そして、次の1コールを改善する。
その積み重ねが、テレアポの成果をつくっていくと思っています。
数字を追う。でも、数字に追われない。
アポを取る。でも、アポを取ることを目的にしない。
そして、
1コールを大切にする。
それが、私が考える「商談につながるテレアポ管理」です。
